Bir SGK müfettişi veya denetmeni işyerinizin, şirketinizin yevmiye defteri, ücret bordroları, SGK prim belgeleri, özlük dosyaları gibi kayıt ve belgelerini incelemek için isteyebilir.İncelenmek üzere talep edilen bu kayıt ve belgelerle kimi zaman sigortasız çalıştırılmanın tespiti, kimi zaman bir hastalık veya iş kazasının soruşturulması kimi zaman da bir ihale konusu işle ilgili bilgilerin temini yoluna gidilmesi söz konusu olabilmektedir.
5510 sayılı kanunda 2008 yılında yapılan düzenleme ile işletmelere ait yasal kayıt ve belgelerin işverence saklanma süresi 5 yıldan 10 yıla çıkarılmıştır. Ancak 5510 sayılı kanunla saklama süresi 10 yıla yükseltilen işyerine ait yasal kayıt ve belgelerin eski yönetmelikle kademeye tabi tutulup yeni yönetmelikle kademenin de kaldırılarak ibraz sürelerinin doğrudan 10 yıla yükseltilmesi uygulamasının hangi tarihten itibaren başlayacağı sorununu beraberinde getirmiştir. İşyerinizin sosyal güvenlik uygulamaları açısından kayıt ve belgelerini ne kadar süreyle saklamak gerektiği konusunda çok ciddi farklı görüşler ve düşünceler var.
28 Ağustos 2008 tarihli ve 26981 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan (eski) Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin “işyeri kayıtlarının ibrazında zamanaşımı” başlıklı geçici 23. maddesinde, 10 yıl olan saklama süresi 2008 yılı için 5 yıl, 2009 yılı için 6 yıl, 2010 yılı için 7 yıl, 2011 yılı için 8 yıl, 2012 yılı için 9 yıl olarak uygulanacağı belirtilmiş, daha sonra 12 Mayıs 2010 tarihli ve 27579 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanan (yeni) Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği ile işyeri kayıtlarının ibrazında zamanaşımı süresi 1 Ekim 2008 tarihinden geçerli olmak üzere doğrudan 10 yıla yükselmiştir. Yani bir yönetmelikle zamanaşımına kademe getirilmiş, diğer bir yönetmelikle de doğrudan 10 yıla çıkartılmıştır.
Hangisine inanalım?
SGK Başkanlığı çeşitli tarihlerde verdiği görüşlerde farklı zaman aşımı süreleri belirlemiştir. SGK’nın 19.12.2011 tarih 3499441 sayılı yazısında “1.5.2004-30.9.2008 tarihleri arasına ilişkin (2008 yılı defterleri dahil) belge ve defterlerin saklama süresi 5 yıl ve 1.10.2008 tarihinden sonrasına ilişkin belge ve defterlerin saklanma süresi 10 yıl olarak uygulanması, dolayısıyla bugün için 2004 ve 2005 yıllarına ait defter ve belgelerin yasal saklama süresi dolduğundan bu yıllara ilişkin kayıt ve belgelerin ibraz zorunluluğu bulunmadığı” belirtilmiştir.
Yine 20.03.2012 tarih ve 53998461 sayılı yazı ile “…2004 yılına ait defter ve belgelerin yasal saklama süresi dolduğundan bu yıla ilişkin defter ve belgelerin saklama zorunluluğunun bulunmadığı, 12.5.2010 tarihli yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihte 5 yıllık saklama süresi dolmayan defter ve belgelerin 10 yıllık saklanma süresine tabi tutulmaları gerekmektedir.” denilerek farklı bir görüş verilmiştir. Buna göre, işveren ve işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, saklamak ve denetim ve kontrol memurlarınca istenilmesi halinde 15 içinde ibraz etmekle yükümlü tutuldu. Mücbir sebep gösterilmeksizin memurlara ibraz edilmemesi halinde idari para cezası uygulaması getirildi. Yasal süre içinde kayıt ibraz edilmemesi halinde, bilanço hesabına göre defter tutmakla yükümlü olan işverenlere 12 asgari ücret, diğer defterleri tutmakla yükümlü olan işverenlere 6 asgari ücret defter tutmakla yükümlü olmayan işverenlere ise 3 asgari ücret (2.821,5 TL) tutarında idari para cezası uygulanmaktadır.
SGK, 11588158 sayılı Genel Yazılarında; 12 Mayıs 2010 tarihinde yayınlanan ve aynı gün yürürlüğe giren yeni Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin, işyeri kayıtlarında zamanaşımına kademe getiren eski Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin geçici 23. Maddesini yürürlükten kaldırdığını bu itibarla 5510 sayılı Kanunun yürürlüğe girdiği 1 Ekim 2008 tarihinde 5 yıllık zamanaşımı süresini tamamlamayan yasal kayıt ve belgelerin (2003 yılı ve sonrasına ait kayıtlar) 10 yıl boyunca saklanması gerektiği yönünde görüş bildirmektedir. Şimdi vatandaş SGK’ya güvenip zamanaşımını tamamladığı gerekçesiyle 2004 ve 2005 yılları defterlerini saklamamış ise ve bir müfettiş tarafından bu yılların kayıtları istenirse vatandaşta ibraz edemezse ne olacak? İdari para cezası uygulanması doğru mudur? Doğruysa devletin ve SGK’nın ciddiyetine ne olmuştur? SGK’nın bundan sonra vereceği görüşlerin geçerliliği ve doğruluğuna kim inanacaktır? Burada en azından SGK’nın ciddiyetini sarsmamak için işlem yapılmalı ve 1.5.2004-30.9.2008 tarihleri arasına ilişkin (2008 yılı defterleri dahil) belge ve defterlerin saklama süresi 5 yıl ve 1.10.2008 tarihinden sonrasına ilişkin belge ve defterlerin saklanma süresi 10 yıl olarak uygulanmalıdır.
