İşverenin yapmakla yükümlü olduğu işler arasında 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75. Maddesi uyarınca “Özlük Dosyası” düzenlemek de vardır.
İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. Özlük dosyasında bazı belgeler işe başlanırken verilmesi gerektiği gibi bazı belgeler ise işçinin işyerinde çalıştığı süre boyunca oluşturulan belgelerdir.
Özlük dosyasında, iş başvuru formu, iş sözleşmesi,sigortalı işe giriş bildirgesi, sigortalı işten ayrılış bildirgesi, aile durum bildirimi formu, nüfus cüzdanı sureti, ikamete dayalı nüfus kayıt örneği, ücret hesap pusulaları (imzalı olarak), mezuniyet belgesi/diploma fotokopisi, demirbaş malzeme teslim belgesi, adli sicil kaydı (yasal zorunluluk bulunan işçilerde), askerlik durumunu gösterir belgeler, 18 yaşından küçük çalışan var ise ebeveyninin muvafakatnamesi, yabancı uyruklu işçilerde çalışma izin belgesi ikamet belgesi, yıllık izin formları, savunma, ihtar ve disiplin cezaları gibi belgeler bulundurulmalıdır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
Özlük Dosyalarının kişisel verileri içermesi nedeniyle gizlilikle saklanması gerekmektedir. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
24.03.2016 tarih ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile özlük dosyalarında arşivlenen bilgilerin gizliliği daha önemli hale gelmiştir.
İşyeri çalışanlarının yasal hak edişleri hakkındaki zamanaşımı süreleri, dosya ve belgelerin saklama süreleri olarak değerlendirilir. Bu yönüyle iş ve sosyal güvenlik mevzuatında belirlenen zamanaşımı sürelerine göre özlük belgeleri saklanmalıdır.
Bu sürelerden sonra kişisel verilerin saklanmasındaki makul gerekçe ortadan kalktığından, bilgi ve belgelerin imha edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir.
KVKK mevzuatı uyarınca, özlük dosyasında, gereksiz ve amacı olmayan belge ve bilgi alınmamalı ve bulundurulmamalıdır.
İş mevzuatında göre ücret alacaklarında zamanaşımı süresi beş yıldır. Personel konusunda işyerinde firmayı koruyacak tedbirleri almaları için bordroların imzalatılması ve personel dosyalarında yasal zaman aşımı süreleri olan beş yıl saklanması gerekmektedir.
Davaların, bordrodaki imzadan dolayı kaybedilmesi sorun yaratacağı için bordroların imzalatılması ve imzalı bordroların saklamak gerekmektedir. Bilhassa alt işverenlerle çalışan asıl işverenlerin müteselsil sorumlulukları nedeniyle imzalı bordro ve belgeleri olmaması halinde firmaların zaman aşımı süresince olumsuzluk yaşamaları daha fazla olacaktır.
İş sözleşmesinden kaynaklanmak kaydıyla, zaman aşımı süresi on yıldan beş yıla indirilmiştir. Ücret bordroları gibi, yıllık izin ücreti, kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, kötü niyet tazminatı ve ayrımcılık tazminatı için bu ödemelere ait belgelerin beş yıl saklanması gerekir.
İşveren veya işyeri sahipleri sosyal güvenliğe dair işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle saklamak zorundadır. Ayrıca gerektiğinde bu bilgi ve belgelerin SGK tarafından istenilmesi halinde on beş gün içinde ibraz etmek zorundadırlar. Buna göre çalışanların sosyal güvenliğine dair bilgi ve belgelerin on yıl süreyle özlük dosyasında saklanması gerekir.
Vergi mevzuatında 5 yıl, SGK mevzuatında 10 yıl, Türk Ticaret Kanunu’nda 10 yıl ve İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatında ise 15 yıl saklama zorunluluğu vardır. Bir diğer ifade ile şirket çalışanlarının özlük dosyalarını zaman aşımı süresince saklamalı ve bu süreler aşıldıktan sonra ilgili verileri imha etmelidir.
