Dijital toplantılar artık hayatımızın bir parçası oldu. Küresel salgın sebebiyle home-office denilen evden çalışma şeklinin kabul gördüğü şu günlerde on-line yani dijital toplantılar gündemimizde. Salt çalışma hayatı için değil uzaktan eğitimler, veli toplantıları, konferanslar, paneller gibi bir çok oluşum bu mecraya taşındı. Salgındaki fiziksel kısıtlılık hali dijital teknolojinin inanılmaz bir hızla her yaştan kişinin hayatına nüfus etmesine sebep oldu. Ayrıca görünen o ki bu durum kalıcı.
Hızla esen bu dijital rüzgârın hızına ayak uyduranlar vardır elbette. Peki ya bu noktada zorluk çekenler, onlar ne durumda? Bazı konularda biraz hazırlıksız mı yakalandılar ne?
On-line Toplantılar
“On-line toplantılarda görgü var mıdır?” bu ayrı bir yazının konu olsa da bu günkü yazım ile biraz ilintisi var. Hayatımızın her alanına nüfuz eden siz görgü deyin, ben zerafet, diğeri ise adab-ı muaşeret… Hepsinin esas noktası ortalama bir davranış anlayışıdır.
Nasıl ki gündelik hayatta bir yaşam deneyimi varsa dijital ortamda gerçekleşen toplantılarda da bu deneyim oluşacaktır kuşkusuz. Ancak yeni entegre olunan bşr alan olması sebebiyle geçen birkaç ay içinde iştirak ettiğim on-line toplantılardan edindiğim tecrübeyi paylaşmak istiyorum.
Yolda yürümekten, selamlaşmaya, toplu taşımada yol almaktan konser mekanına girmek için sırada beklemeye kadar bir çok alanda görebileceğimiz ahlaki davranışlardan yola çıkarak oluşturmaya çalıştığım dijital toplantılarda görgü konulu yazımda elbette ki öneri niteliğindedir. Yani kişisel gözlemim ve tahlillerimdir. Katılan, katılmayan, yararlı bulan, eksik bulan, teşekkür edenler olacağı gibi gereksiz bulan da olacaktır. Ancak unutulmaması gereken bir şey var ki o da: dijital ortamlarda alınan kayıtlar kalıcıdır, gerçek hayattaki gibi geçici olmazlar. İstenç dışı yapılan bir olumsuzluk bile kayıt altındadır. Ve dijital görgüsüzlüğün baki kalmamasın derdinde olduğumu bildirerek naçizane tespit ve önerilerime geçiyorum.
On-line Toplantılarda Görgü
Toplantının yapılacağı gün ve saate ekran başında hazır olmak için gerekli hazırlıkları yapmak gerekir. Bilgisayarın veya mobil telefonun şarjının dolu olmasıdır ilk koşuldur.
Toplantıya giriş yapılacak mecraya ait kullanıcı kodu ve şifresi önceden temin edilmelidir.
Toplantıda kim olduğunuzun bilinmesi giriş yaparken ad soyad mutlak yazılmalıdır. Ek olarak katılım sağlanan şehir, şirket/firma adı, unvan vb. bilgiler de eklenebilir. Bu bilgiler olursa toplantı size hitap edilebilmesi açısından kolaylaşacaktır.
Toplantıya katıldığınız mekan önemlidir. Dikkat ederseniz TV ye yansıyan bu tür toplantılarda katılımcıların çoğunlukla bir kitaplık önünde görüntü verdiğini tespit edersiniz. Siz de gözü yormayacak bir arka fon veya bazı uygulamaların kullanıma sunduğu otomatik arka fonlarından seçim yapabilirsiniz. Örneğin İstanbul Boğaz Köprüsü manzaralı arka fon şahsımın toplantılardaki favorisidir. Siz size uygun bir fon seçerek kalıcı olarak kayıt edebilirsiniz. Böylece her toplantıda arka fonunuz aynı olacaktır.
Arka fon kadar giyiminiz de önemlidir. Basit ver özensiz ev hali ile toplantıya katılmak bu toplantıya önem vermediğinizi çağrıştırabilir. Bu sebeple toplantının konusu ve katılımcılara göre smart casual dedikleri yeni terndden beslenebilirsiniz. Şık ve rahat bir gündelik giyimi olarak tanımlanan bu yeni akımın yanı sıra tüm zamanların değişmez klasiği tek renk uzun kollu gömlekler hem kadın hem erkek için kurtarıcı olabilir.
Konumladığınız açı önemlidir. Ekranın sağ, sol, üst veya alt kısmında görünecek gibi konumlanırsanız bu durum sizin için bir dez avantaj oluşturacaktır. Kimi katılımcıların yandan veya profilden görüntü vermeyi tercih ettikleri görülmekte. Ekran ile göz temasını kaybetmeden cepheden görüntü vermek en ideal olanıdır. Tabii ekranın katılımcıya olan mesafesi de önemlidir. Katılımcının küçük görüneceği gibi uzak veya sadece yüzünü gösterecek kadar yakın bir görüntü hoş olmayacaktır.
Duruşunuz da önemlidir. Elinizin yanağınıza yaslanmış olması veya çenenize dayamanız güzel bir görüntü vermeyecektir. Rahatlıkla görülebilir dik bir oturuş şeklinizi ekrana yansıtmanız gereklidir.
Toplantı esasında bir şeyler yemek ve içmek veyahut cep telefonu ile alakadar olmak uygunsuz davranışlardır. Hatta yanında bulunan biri ve ya birileri ile konuşarak görüntü vermek de uygun bir davranış şekli olmaz.
Görüntünüzü toplantıya taşıyan ekranı veya cep telefonunu sallamak, titretmek, hareket ettirmek rahatsızdık vermektedir. Katılımcıların tümünün görüntüsünün aynı anda ekrana yansıdığını düşünürseniz hareketli bir görüntüye sahip olmak toplantının ciddiyetine gölge düşürecektir.
Kısa süreyle toplantıdan ayrılacak iseniz ekrana boş bir sandalye görüntüsü vermek uygun değildir. Bunun için belirlediğiniz bir profil fotoğrafının devreye girmesi için düzenleme yapabilirsiniz. Bu nu yapmak hiç de zor değil. Yerinize döndüğünüzde yine sizin görüntünüz ekrana yansıyacaktır. Kısa süreli toplantıdan ayrılma demişken bu ayrılmayı mutlaka katılımcılara bildirerek yapmak gerekliliğini yazmaya gerek duymuyorum bile. Çünkü fiziki olsun dijital olsun hiç fark etmez, toplantılarda da olması gereken toplantı görgüsü bunu gerektirir.
Toplantı anında mutlaka mikrofonunuz kapalı olmalıdır. Sizin kontrol edemeyeceğiniz bir sesin (örneğin: sokaktan geçen seyyar satıcının sesinin) yayına gitmemesi için bu mutlaka uygulanması gereken bir husustur. Konuşma için söz alacağınız zaman mikrofonu açmak sadece bir tuşa basmak demektir.
Toplantı anında eğer varsa moderatöre, ders veriliyor ise öğretmene kısa mesaj yazılacak alan mevcuttur. Bu alan ile hedefinizdeki kişiye söylemek istediğinizi iletebilirsiniz. Yada genel bir bilgi verecekseniz örneğin “Toplantının bitmesine 15 dk kaldığını hatırlatırım.” gibi bir cümle yazacaksanız bu seçenek çok işinize yarayabilir.
Toplantıların başlangıç ve bitiş saatleri toplantı öncesi duyurulduğundan gereksizce konuşmayı uzatıp konuyu yaymamaya özen gösterilmelidir. Maksimum fayda gözetilerek hareket edilmesi gereklidir.
Toplantı boyunca ekranla göz teması kaybedilmemelidir. Toplantıda ekrana yansıtılacak bilgi belge var ise masa üstüne toplantıdan evvel konularak toplantı anında verilerin veya belgelerin ekrana çağırılmasında yaşanacak sıkıntıları minimize etmek açısından önemlidir.
Toplantıya mutlaka geç kalan katılımcı olacaktır. Bunun için toplantı başladıktan sonra katılım sağlamak için giriş yapanları (genellikle) uygulamalar bekleme odalarında bekletmektedir. Bu odalarda bekleyen olup olmadığının toplantı yöneticisi tarafından sık sık kontrol edilerek toplantıya katılım onaylarının verilmesi gerekmektedir.
Biri konuşurken başka birinin lafa girmesi bu tür toplantılarda oldukça sıkıntı oluşturmaktadır. Bu sebeple toplantıyı yönetecek bir önder veya moderatör atanması en verimli toplantının anahtarı olacaktır.
