Firmalar, resmi kurumlar, siyasetçiler, dernekler, sivil toplum örgütleri, bürokratlar, ünlüler… Kısacası medyayla ilgisi olan herkes, basın bülteni kavramına aşinadır.Kurumsal yapılar ve büyük markalar, basın bültenlerini planlamak, göndermek ve yayınlanmasını takip edip sağlamak için halkla ilişkiler şirketleriyle birlikte çalışır. Bu şirketlerdeki profesyoneller, basın bülteninin içeriğini belirler, uygun üslup ve ses tonu ile kaleme alır, hangi basın kuruluşlarına gönderileceğini hatta gündeme alınabilmesi için ne zaman gönderileceğini dahi belirler. Sektörde yer etmiş çoğu halkla ilişkilerci, birebir ilişkisi olduğu basın mensuplarıyla “paslaşarak” bültenin yayınlanmasını da sağlarlar ve takip ederler.
Peki bu imkana sahip olmayanlar ne yapmalı? Etkili bir basın bülteni nasıl yazılır? Basın bülteni yazarken nelere dikkat etmeliyiz? Kimlere, ne zaman göndermeliyiz? Kritik hatalar ve ipuçları neler?
1. Sizin için önemli olması bir şey ifade etmez : Hakkında basın bülteni göndereceğiniz konunun sizin için çok önemli olması, karşınızdaki basın mensubu için de önemli olacağı anlamına gelmez. Hatta çoğu zaman sizin hayatınızın dönüm noktası olabilecek bir konu, bir gazeteci için hiç bir şey ifade etmeyebilir. Basın bülteni göndermeye karar vermeden önce, bu konuya dışarıdan bakın. Sizi hiç tanımayan ya da sadece ismen tanıyan bir kişi gözüyle bakmayı deneyin. Eğer gerçekten bu konu önemliyse, emin olun basın kuruluşları da ilgi gösterecektir.
2. Olabildiğince iyi anlatın : Eğer haber dilini biliyorsanız, oluşturacağınız metin ne kadar habere benzerse o kadar iyi. Hatta şansınız varsa kimi internet siteleri ya da yerel basın kuruluşları kopyala-yapıştır yaparak aynen bile kullanabilir. Bilmiyorsanız da dert değil, bültenin başında bir paragrafla konuyu özetleyin. Eğer bir duyuru yapacak; mesela bir ürünü, hizmeti, aldığınız bir kararı, bir yere adaylığınızı vs. açıklayacaksanız ilk paragrafta hatta ilk cümlede bunu açıkça anlatın. Eğer hakkınızda çıkan bir habere ya da iddiaya cevap verecek, tarafı olduğunuz bir dava ya da soruşturma ile ilgili açıklama yapacaksanız, yine ilk paragrafta kısaca konuyu özetleyin ve tek cümlede ana mesajınızı verin. Örneğin : “Her ne kadar kamuoyunda şu şu şu iddialar dillendirilmekteyse de, bunun gerçeklerle ilgisi yoktur.” tarzında tek bir cümleyle derdinizi özetleyin. Eğer girişi iyi yapar ve derdinizi anlatmayı başarırsanız, hem gazeteci, hem de okurlar devamını okumaya karar verir.
3. Doğal olun : Basın bültenini bir kişinin ağzından yazılıyorsa, yani kurum olarak değil, kişi olarak yapıyorsanız, mümkün olduğunca doğal bir üslup kullanın. Konuşma diline yakın gidin. Karşınızdakine konuşarak anlatıyormuş gibi hayal edin. Samimilik her zaman etkileyicidir.
4. Destan yazmayın : Kısa ve sade tutun. Eğer basın kuruluşu konuyla ilgilenirse ve gerek görürse, daha fazla detay için zaten size ulaşacaklardır. Sayfalar dolusu yazmanıza gerek yok.
5. Bol malzemeli : Basın bülteninizi konuyla ilgili fotoğraf ve görsellerle, varsa sözünü ettiğiniz belgelerin taranmış halleriyle besleyin. Kurumsanız mutlaka logonuzu da gönderin. Eğer hakkınızda daha fazla bilgi edinebilecekleri bir internet siteniz, bu konuya ayrılmış bir blogunuz, bu konu hakkında bir şeyler yazdığınız sosyal medya hesaplarınız varsa linklerini verin. Gerekirse size ulaşılabilmesi için bir telefon numarası da ekleyin.
6. Göndereceğiniz kişileri iyi seçin : Basın kuruluşlarında farklı alanlarda uzmanlaşmış kişiler vardır; politika, ekonomi, polis-adliye, magazin, spor, teknoloji… Basın bülteninizi gönderirken sizin konunuzla kim ilgilenir tespit edin. Bir spor muhabirine gönderilecek belediye başkan adaylığı açıklaması doğrudan çöpü boylayacaktır. Eğer doğrudan kişi tespit edebilirseniz çok iyi olur. Bunun için gazeteleri bir kaç gün (ekler için bir kaç hafta) takip edin. Haberlerin altında bulunan muhabir imzalarında, artık genelde e-posta adresi de yer alıyor. Bir kenara not edin. Eğer e-posta adresi yoksa; gazetenin e-posta formatını bir şekilde öğrenin. Çoğu yerde bu isim.soyisim@ , isimsoyisim@ ya da ismin baş harfi ve soyismin tamamı olarak kullanılır. Yani Kaan Göktaş isimli muhabir için kaangoktas, kaan.goktas ve kgoktas alternatiflerinin üçünü de deneyin. Hiç bir şey yapamıyorsanız, işiniz biraz şansa kalmış; gazetenin kurumsal iletişim adresine yollayın.
7. Bunaltmayın : Tamam, her basın bülteni ilk seferinde yayınlanacak diye bir şey yok. Basın kuruluşu haberi sıraya almış, ilgi çekici bulmuş ve araştırmak-genişletmek üzere bekletmiş ya da düpedüz hiç ilgilenmemiş olabilir. Ancak aynı bülteni defalarca göndermeyin. Bir diğer önemli kural ise; yayınlanan bültenlerinizi takip edin; hangi gazete yayınladı, kim ilgilendi? Böylece sıradaki bültenleri doğrudan o kişilere gönderin, bir kaç defadan sonra hala hiç ilgi göstermeyen basın kuruluşlarını listenizden çıkarın. Zorlamanın anlamı yok.
8. Köşe yazarları : Kimi köşe yazarları okurlarından gelen mektupları büyük ölçüde aynen yayınlıyor. Her gün binlerce posta alsalar da, bu isimlerde şansınızı deneyin. Yine sektörünüzle ilgili köşe yazarlarını da ıskalamayın.
9. İnternet sitelerine yüklenin : Yapabiliyorsanız bülteninizi bir haber ajansının ya da büyük haber sitesinin kullanmasını sağlayın. Buralarda yayınlanan haberler, kopyala-yapıştır yoluyla adeta bir virüs gibi yayılır ve onlarca ufak haber sitesinde hatta gazetelerde de yer bulur.
