Çalışma Dünyasının Gizli Yöneticileri

Yöneticiler astlarını yönetirken; kamu kurumu veya özel sektör fark etmeksizin yönetici pozisyonunda görev yapan kişilerin sekreterliğini yapan kişiler, kurumun rutin işlerinin ve süreçlerin yönlendirilmesinden, sevk ve idaresine kadar birçok işten sorumlu olduklarından dolayı yöneticileri yönlendiren asıl onlar olmaktadır.

Özellikle devlet kurumlarında çaycı, odacı ve sekreterler aranızı en iyi tutmanız gereken kişilerdir. İdarî bir konuda sekreteri ikna ettiyseniz halledilmeyecek sorun yok gibidir. Çaycı veya odacı bir ahbabınız varsa zaten sırtınız yere gelmez demektir… İşte bu yüzdendir ki kendileri kraldan çok kralcıdır ve genelde kimselere eyvallahları da yoktur.

Otomasyon gerektiren bir iş değildir ama ‘küçük bir firmada büyük bir adam olmaktansa, büyük bir firmada küçük bir adam olurum’ diyenler için biçilmiş kaftandır sekreterlik.

Sekreterler orta ve küçük firmalarda hem yöneticilerin hem departmanın bütün işlerinin organize edilmesinden sorumludurlar.
Sekreterler seneler geçtikçe sekreterliğini yaptıkları kişinin veya yerin mütemmim cüzü haline gelirler ve yapılan organizasyonlarda çoğu zaman bütün işleri yürüten ve işleyişin içeriğini bilmeseler dahi kimin; nerede, ne zaman, kiminle, ne yaptığından haberdardırlar.

Sekreter kelimesi İngilizcedeki ‘secret’ yani gizli kelimesinden türetilmiştir ve sekreter asıl olarak sekreterliğini yaptığı kişi ve bölümün gizlilerini bilen ve saklayan kişidir. Osmanlı da kalem-i mahfuz da şimdinin sekreteridir dolayısıyla.

Yalnız şu bir gerçek ki, günümüzde bu işin eğitimini almış tahsilli sekreterler yöneticileri ile birlikte uyum içerisinde çalıştıkları takdirde bir nevi asistan görevi görüp normal şartlar altında sahip olduklarından çok daha fazla inisiyatif sahibi oluyorlar. Sekreterin bu mesleğin ilmini almış ‘mektepli’ olması iletişim ve analitik düşünme becerisine sahip olmasına neden oluyor, hele ki yabancı dil bilen, büro otomasyonuna hâkim, iyi bir hafızaya sahip, ketum olan ve diplomatik davranabilmeyi beceren sekreterler yönetici asistanını aratmıyor. Hatta kısa zaman içinde yönetici asistanı oluveriyorlar.

Terfisi olmayan ya da kısır olarak nitelendirilen nadir meslekler arasında olan sekreterlik, yönetici asistanlığı kanalından gidilirse, pek kolay olarak kariyer imkanı verebilmektedir.

Görev tanımlamaları gereği genellikle sekreterlikle karıştırılan ‘yönetici asistanlığı’ sekreterin bir üst modelidir. Sekreterlerin yaptığı işlerin yanında yöneticinin aklınıza gelebilecek bütün angarya işlerini gören, eğitimli, en az bir dil bilen ve yöneticinin her işe yetişmesi gerektiği kanısıyla sürekli talepte bulunduğu kişidir yönetici asistanı. Yönetici asistanı, asistanlığını yaptığı yöneticinin bütün ayak işlerine koşmakla yükümlü olan kalifiye elemandır.

Her ne kadar yöneticinin ayak işlerine bakıp, kriz anlarında çatılan ilk kişi yönetici asistanı olsa da yöneticinin gündelik yaşamdaki birçok özeline de vakıftır. Patronunun iyi saatte olsunlar halini en iyi bilen çalışan olmasından mütevellit yöneticiye en yakın kişi yönetici asistanıdır ve yöneticiye söylenmesi gereken hususların iletilmesinde birinci dereceden ulaşılması gereken kişilerin başında gelir.

Yönetici asistanını diğerlerinden ayırt eden en önemli farklardan biri de yönetici ile birlikte sinerji oluşturabilme yeteneğine sahip olmasıdır. Yönetim fonksiyonlarını doğru ve etkin bir biçimde yerine getirebilme becerisinde olan asistanlar problemleri odaklı çözebilme yeteneğine de sahip olmalıdırlar.

Yöneticileri yoğun iş trafiği ve rekabet ortamında her ne kadar astlarına görev ve yetkilerini devretseler de bizzat kendilerinin yapması gereken işlerde bir yardımcıya ihtiyaç duymaktadırlar. Bu tür durumlarda işleri yürütebilen, onlara sağ kol olabilecek asistanlar devreye girerler. Patronlarının iş ve özel hayatlarındaki dengeyi sağlamaktan sorumlu olan asistanlar yine patronlarının hayatlarındaki tüm detayları kontrol etmekle yükümlümdürler.

Yönetici asistanı sekreterin imza yetkisi olanıdır ve yöneticinin konsantre olup da yapamadığı bütün işleri yapmak zorundadır. Aksi giden bütün işlerin sorumlusu olarak görülen yönetici asistanlarının sinir harbine dayanıklı olmaları gerektiği kesindir. Çünkü patronların öfke ve kızgınlık hallerinde çatacakları ilk kişi onlardır.
Çok iyi kriz yöneticisi olmalıdırlar ki gelecekleri teminat altında olsun.

Son yıllarda sekreterlerin yönetici asistanı olduğu şeklindeki revizyonla beraber kavram kargaşası devam ederken özellikle büyük şirketlerdeki sekreterler kendilerine sekreter denmesinden son derece rahatsız oluyorlar. İnsanların kafasındaki telefona bakan, çay götürüp getiren sekreter tabusunu yıkmak için kendilerine ‘yönetici asistanı’ unvanını layık görüyorlar.

Değişen hayat şartları, gelişen teknoloji, rekabet ortamındaki hareketlilikler eskiden beri süre gelen, sekreterlik dendiğinde burun kıvrılan pozisyonunun farklı bir meslek dalına dönüşmesine sebep olmuştur. Hele ki yönetici sekreteri olanlar klasik sekreter anlayışını tamamen değiştirmekte ve işe tüm ayrıntılarıyla hâkim olup, yöneticilerin yokluğunda onların yerine işi yürütmektedirler.

Ancak her ne kadar günümüz sekreterleri geçmişteki telefon bağlayan, bölümün ayak işlerini yapan personelden çok daha fazla vasfa ve yetkiye sahip olsalar da yönetici asistanı ile aralarında görev farklılıkları vardır ve bunlar birbirine karıştırılmamalıdır.

Mesela toplantı organize eden sekreterdir ama toplantıya yöneticiye vekâleten iştirak eden yönetici asistanıdır. Sekreter iş yerine bağımlı çalışmak zorundayken, yönetici asistanı yöneticinin iş icabıyla bulunduğu birçok yerde onun bir adım ötesinde bulunmak zorundadır. Sekreter tecrübesine ve eğitim düzeyine dayanarak kendisine verilen sorumluluk sahası içerisinde inisiyatif kullanabilirken, yönetici asistanı karar verme ve imza atma yetkisine sahiptir.

Bir de ‘danışman’ dediğimiz, adı üstünde danışılan kişiler vardır. Bunlar şirketin içinden olmayan, sağladıkları bilgi, deneyim ve tecrübe karşılığında para alan kişilerdir. Uzmanlaştıkları alanda sağladıkları tarafsız bilgi ile yapılması gerekenleri müşteri kitlesini dikkate alarak sunarlar.

Danışmana danışılmasındaki asıl amaç işletmenin verimliliğini kalıcı olarak artırmaktır. Yöneticiye olduğu kadar müşteriye de bilgi sağlamakla sorumlu olan danışman, iş yapma yöntemleri alanındaki sorunların belirlenmesinde ve uygun önerilerin sağlanması hususunda da yöneticilere destek olur.

Tabi danışman denildiğinde akla ilk gelen milletvekili ya da üst düzey bürokratların danışmanları oluyor. Bu tür pozisyonlar için ekstra bir bilgi veya beceriye sahip olmak gerekmiyor. Herhangi bir üniversitenin lisans programını bitirmek kafi geliyor. Sayın Bakanımın yahut Sayın Milletvekilimin veya Sayın Genel Müdürümün paşa gönlü kimi danışman yapıp meclis kadrosuna sokmak isterse o danışman oluyor.

Devlette bürokratların danışmanlığını yapan kişilerin, sekreter veya asistanlardan farkı onların sadece yöneticiyi bunların ise hem danışan bürokratı hem devleti arka plandan yönetiyor olmasıdır…

Vesselam…