Stratejik Planlar konusundaki ilk yazımda, yayınlanan planlara eleştirel bir gözle bakarak tespitlerimi kaleme almıştım. Bu yazımda ise: “Stratejik Plan hazırlanmasındaki aşamalar nelerdir?” sorusunu (bir varsayımdan yola çıkarak) cevaplamayı amaçladım. Strateji Geliştirme Müdürlüğü olan bir kuruluş olduğunu (örn: bir yerel yönetim) ve Stratejik Plan oluşturma arefesinde olduğunu varsayarak hazırlık aşamalarını maddeler halinde sıraladım.
1- Etkin kaynak kullanımı, bütçenin eksi bakiye vermemesi ve kamuya borçlanma seçeneğine gerek duyulmaması, yürütme ve kamu kaynakları üzerinde siyasi denetimin ve sorumluluğun güçlendirilmesi, kamuda netliğin sağlanması, hesap verme sorumluluğunun geliştirilmesi, katılımı arttıracak mekanizmaların ve kurumların iyi işlemesi konularında; yönetimde yeniden yapılanma ve reform çalışmaları, özel sektör kuruluşlarında uygulanan müşteri odaklı yönetim, yönetişim, performans yönetimi gibi yönetim tekniklerin yanı sıra stratejik planlama tekniği de uygulanmaya başlanmalıdır. Neredeyiz, nereye varacağız, nasıl yapacağız? sorularının yanıtıdır stratejik plan. Bir başka deyişle; “Kurumun hedeflerini, tüm çalışanlara mal edecek, ulaşılabilir amaçlara çevirme yoludur.” Ne aradığını bilmeyen elindekinin kıymetini bilemez çünkü.
2- Öncelikle stratejik planlama yapacak kuruluşun plan oluşturma çalışmalarına başlama ve bitiş tarihlerini yani uygulama takvimini tüm birimler bazıda mutabık kalınarak tespit etmesi gerekir.( Örneğin; Mart – Eylül arası gibi) Ayrıca uygulama takviminde çalışmanın gidişatı ve takvime bağlı devam edip etmediğinin kontrolü için ara değerlendirme toplantı tarihleri takvime eklenmelidir.
3- Süreci yürütmek maksadıyla mevcut bölümlerden 2 veya 3 kişinin seçilmesi ile Stratejik Planlama Komisyonu oluşturulur. Böylece sürecin organizasyon yapısı oluşturulmuş olur.
4- Stratejik Planlama sürecinin başlatıldığı kurum içinde resmi olarak duyurulur. (organizasyon seması ile birlikte)
5- Stratejik Planın önemi hakkında tüm birimlerden destek beklendiği hakkında kurum bazında genel bilgilendirme toplantısı ya da mail ile bilgilendirme yapılır. (Bu toplantı ya da bilgilendirmenin yapıldığını düşünmemekle beraber amaca giden yolda önemli kilometre taslarından biridir bana göre.)
6- Komisyonun çalışmalarının uygulama takvimi doğrultusunda başlaması sağlanır.
7- Planda kurumun hangi tarihte ne amaçla kurulduğu, bugüne kadar geçirdiği kritik aşamalar objektif bir bakış açısı ile bir metin şeklinde oluşturulmalıdır. Bu bilgilendirme bazı planlarda olmamakla beraber çoğunda yer alır. Bulunup bulunmaması hususunda kanaatimce kısa tanıtıcı bir bilginin yararlı olacağıdır. Hatta bu bölümde harita, coğrafi bilgiler, demografik ve ekonomik yapı gibi elde bulunan doğru ve gerçek bilgiler içerirse tanıtıcı olur.
8- Yasal yükümlülükler ve mevzuat analizi, faaliyet alanları, ürün ve hizmet tespiti yapılmalıdır. Bana göre bu maddenin analizi “kurum misyonunun” oluşturulmasında katkı sağlayacağından ayrıca önem taşımaktadır.
9- Analiz sonuçları belli başlıklar halinde tasnif edilmelidir. Hatta ürün ve hizmetlerin birbiri ile olan ilişkisi gözetilerek bir faaliyet alanı altında toplulaştırılması “kuruluşun organizasyon şeması ve faaliyetlerinin gözden geçirilmesi” aşamasında faydalı bir çalışma olabilir.
10- Üst politika belgeleri incelendikten sonra kamusal stratejik planlar ulusal kalkınma planları sektörel ve tematik stratejik belgelere uygun hazırlanması acısından üst politika belgelerinin tespiti değerlendirilmesi yapılmalıdır.
11- Mevcut durum analizi hakkında genel bilgilendirme bölümü yapılmalıdır. Bu bölümde “Neredeyiz?“ sorusuna yanıt verilmelidir. Kurumun amaçları, öncelikleri, sahip olduğu kaynaklar, değerlendirilmelidir. Yasal yükümlülük olarak yürüttüğü faaliyetler, sunduğu hizmetler ortaya konulmalıdır. Kuruluşun kalkınma planları sektörel ve bölgesel plan programlar ile yeni görev ve sorumlulukları ifade edilmeli, hizmet sunum süreçleri, benimsenen genel stratejiler hangi kurum ve kuruluşlar ile koordinasyon içinde çalışıldığı değerlendirilmelidir. Bu bilgilerin ülke ve dünyadaki genel uygulama ve eğilimlerinden kısa bilgiler verilirse bu bölüm zenginleşmiş olur.
12- Kuruluş içi çevre analizi yapılmalıdır. Organizasyonel yapısı insan kaynaklarına ait bilgiler (sözleşmeli-kadrolu personel sayısı, öğrenim-yaş-cinsiyet-kıdem durumu, mevcut müdürlükler, görev dağılımı, eğitim ve eğitim ihtiyacının analizi, kurum kültürünün varlığı ,iletişim süreçleri, gelenek vb) teknolojik altyapının durumu (teknolojik kaynaklar tablosunda telefon, faks, tablet, tarayıcı vb olması) fiziki kaynaklar ( tanker, ambulans, makam, aracı vb) mali kaynaklar, bütçe büyüklüğü, bina ve diğer varlıkların envanter tespitinde bulunulmalıdır.
13- Dış cevre analizi kurumun kontrolü dışındaki koşulların ve eğilimlerin incelenerek fırsat ve tehditlerin belirlenmesidir. Bunlar coğrafi yapı, iklim, yerleşim alanları, demografik yapı, eğitim, sosyo-kültürel yapı, doğum ve ölüm verileri, medeni durum dağılımı, sağlık durumu verileri, faaliyet alanındaki ülke ve dünyadan gelişmeler temel eğilimler sorunlar kuruluşu yakından ilgilendiren kritik konular bu konuların kurulaşa karşı olası etkileri faaliyet alanı ile ilgili kalkınma planı, sektörel ve bölgesel planlarda yer alan amaç ve ilkeler ve bunların birbiri ile uyumu kuruluşun karşılaşabileceği riskler ve tehlikeler, belirsizlikler yer alır.
14- Katılımcılık planlanın temel unsurudur. Bu nedenle paydaş analiz önemlidir. Paydaşlar kurumun ürün ve hizmetler ile ilgili olan, kuruluştan dolaylı veya dolaysız, olumlu veya olumsuz etkilenen veya kuruluşu etkileyen kişi grup ve kuruluşlardır. İç Paydaş, dış Paydaş, müşteri ve yararlanıcılar bu gruptadır. Bu analiz bir program dahilinde yürütülmeli ve şu hususları içermelidir; “Görüş ve öneriler hangi yöntemle toplanacak, hangi kişi ve kuruluşlarla görüşülecek? Sorumluları kimler olacak, hangi sürede gerçekleşecek, sonuçlar kimler tarafından raporlanarak değerlendirilecek?” tespit edilir. Paydaş görüşlerinin alınmasında atölye çalışması, toplantı, mülakat, anket gibi yöntemlerle çeşitlendirilmesine dikkat edilmelidir. Yöneltilecek temel sorular;
-Beklentileriniz neler?
-Geliştirmemizi önerdiğiniz yönler var ise nelerdir?
-Olumlu bulduğunuz yönlerimiz neler?
-Faaliyet ve hizmet sizin için ne derece önemli?
15- Kuruluş analizi yani SWOT analizi yapılmalıdır. Güçlü, zayıf, fırsat ve tehditler bir tabloda toplanmalıdır. Başarıyı tespit etmek için karşılaştırmayı bilmek lazımdır.
16- Misyon, vizyon ve temel değerler tespiti yapılmalıdır.
Misyon: Kurumun varoluş nedeni kimlere hizmet ettiği hangi alanlarda çalıştığı, hangi ihtiyaçları karşıladığı, yerine getirmek zorunda olduğu yasal görevleri içerir kısa ve net olmalıdır. Misyon, vizyona giden yoldur bir anlamda.
Vizyon: Kuruluşun ideal geleceğinin ne olduğunun çalışanlar ve yararlanıcılar tarafından nasıl algılamak istendiği, nasıl bir gelecek öngördüğü konularında kısa ve net olmalıdır.
Temel Değerler: Kuruluşun çalışma felsefesi, ilkeleri standartları ve idealleri nelerdir. Personeli tarafından benimsenen değerleri ve inançları nelerdir sorularının cevaplarını içermelidir.
17- Amaçlar tespit edilmelidir. Misyonun yerine getirilmesi için neler yapılması gerektiği orta vadede nelerin amaçlandığı faaliyetlerin dış cevre ile uyumunu maddeler halinde içermelidir. Hedefler belirlenmelidir. Hedefler; amaçların gerçekleşmesine yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır. Yani hedefe giderken durup dinlenilen gözden geçirme duraklarıdır.
18- Performans göstergeleri oluşturulmalıdır. (Hedeflerin ölçülebilir olarak ifade edilemediği durumlarda hedefe yönelik performans göstergelerine yer verilir. Önceden belirlenen hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının ortaya konmasında gereklidir ve miktar, zaman, kalite, maliyet cinsinden ifade edilir.)
19- Strateji tespiti yapılmalıdır. Bu tespit amaç ve hedeflere nasıl ulaşıldığını gösteren kararlar bütünüdür ve hedefle uyumu kontrol eder.
20- Maliyetlendirme yapılmalıdır. Bu çalışma plan ile bütçe arasındaki bağlantıyı güçlendirmeye ve harcamaları önceliklendirmeye yardımcı olur.
21- Buraya kadar olan süreçte belirlenenlerin ara değerlendirme toplantısı ile gözden geçirme yapılmalıdır. Toplantı sonucuna göre değişiklik ve gözden geçirme yapılır akabinde (gerek duyulursa) uzman görüşü alınır.
22- Sonrasında yapılan izleme ve değerlendirmelerle birlikte ilgili müdürlüklere gönderilir. Var ise kurum yöneticisinin danışmanlarına gönderilir.
23- Danışmandan geçen plan Genel Müdür-Başkan-CEO ya iletilir. Alınan görüş doğrultusunda gerek görülmüş ise güncelleme ve revizeler yapılır.
24- Ulaşılan son durum kurum Genel Kuruluna veya encümene gönderilir.
25- Değişiklik istenirse gerçekleştirilir.
26- Son hali yayınlanır.
27- Teşekkür mesajı ile kurum içinde duyurusu ayrıca yapılır. Uygun bulunur ise tamamlanması bir toplantı eşliğinde kutlanır.
28- Plan yayınlanmasının ardından (çünkü birkaç yılı kapsayan uzun soluklu bir çalışma olması nedeni ile) sonraki tarihlerde değişen koşullar ile (örn; yasal zorunluluk) bir güncelleme zuhur bulursa düzenleme yapılarak yayınlanır.
29- Sonraki yıllarda yapılacak planlarda geçen zaman içindeki gelişmeler olumlu yönlere yer verilmelidir.
30- Mevcut raporun oluşumunda dikkate alınmayan ve gelecekteki planlarda kullanılması olası bulguların bu konuda oluşturulacak hafıza ile (sistemsel ve kişiler bazında) saklanabilmesi sağlanmalıdır.
