Sosyal güvenlik mevzuatı açısından 10’dan az çalışanı olan işyerlerinde eksik gün bildirimi yapılmak zorundadır. Eksik gün bildiriminin temel gerekçesi ilgili ay içerisinde eksik günü olan çalışanların eksik olan günlerine ait sebeplerinin belgelenmesidir. Çalışanın hangi gerekçelerle ay içerisinde eksik çalıştığı belgelenmeli, bu anlamda SGK’ya bildirim yapılmalıdır. Örneğin, kısmi süreli çalışanların iş sözleşmeleri, yarım çalışma belgesi, devamsızlık tutanakları gibi.
Eksik gün bildirimi SGK tarafından belirlenen matbu bir formla yani ek-10 formu doldurularak yapılır. Eksik gün nedenlerine ilişkin belgeler ise Ek-10 formunun ekinde sunulur. Eksik gün bildirimi yapma yükümlülüğü sadece 10′ dan az çalışanı olan işyerleri için geçerlidir. 10 ve üzerinde çalışanı olan işyerleri birlikte,
– Kamu kurum ve kuruluşları,
– Kamu niteliğindeki kurum ve kuruluşlar,
– Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının ve üst kuruluşları,
– Sendikalar,
– Vakıflar,
– 5411 sayılı Bankacılık Kanunu kapsamındaki banka işyerleri,
– Toplu iş sözleşmesi yapılan işyerlerinin Ek-10 bildirimi yapmasına gerek bulunmamaktadır. Bu işyerlerinin eksik gün bildirim nedenleri aylık prim ve hizmet belgesinde belirtilmesi yeterlidir.
Ek-10 bildirimi yapacak 10’dan az çalışanı olan işyerlerinin hangi eksik gün belgelerini vermesi gerektiği Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nde açıklanmıştır. Bu belgeler genel olarak istirahat raporları, ücretsiz izin evrakları, kısmi süreli çalışma evrakı, sigortalının imzasını taşıyan puantaj kayıtlarıdır.
05.12.2017 tarihinde Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nde yapılan değişiklikle eksik gün bildirim formları ekinde istenen belgelere ilave yapılmıştır. İş mevzuatı ile birlikte İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatında yapılan değişiklikler sonucunda eksik gün evraklarında birtakım değişiklikler yapılmış; bu değişikliklere göre istenen belgeler yönetmelik hükümlerine işlenmemişti. Örneğin yarım çalışma belgesi ve İSG-Kâtip üzerinden alınan sözleşmeler gibi belgeler yönetmelik hükümlerinde olmamasına rağmen SGK uygulamalarında istenmekteydi. Dolayısıyla burada doğrudan değişiklik yapılmamış, sadece uygulama ile mevzuat uyumlaştırmasının sağlanması amacıyla düzenleme yapılmıştır. Bu anlamda 01.01.2018 tarihinden itibaren eksik gün bildirimlerinde bu belgeler geçerli olacak, 2017/Aralık ayına ait eksik gün bildirimlerinde de bu belgelere dikkat edilecektir.
01 Ocak 2018 itibariyle ücretsiz izinlerde, sigortalı ve işverenin imzasını taşıyan ücretsiz izin belgesi düzenlenmelidir. Sadece işverenin ya da sadece sigortalının imzasının olduğu belgeler kabul edilmeyecektir. Disiplin cezası nedeniyle eksik gün olması halinde ise disiplin cezası tutanağının işçiye tebliğ edilmiş olması ve işçiye tebliğ edilen evrakın SGK’ya verilmesi gerekecektir. Yine devamsızlık yapılan günler için devamsızlık tutanakların olması şarttır.
Ayrıca uygulamada istenmekle birlikte yönetmelik düzenlemelerine göre istenecek belgeler, yarım çalışma ödeneği alındığına dair ilgili resmî makamlardan alınan belge ve İş Sağlığı ve Güvenliği Kayıt, Takip ve İzleme Programı (İSG-KATİP) üzerinden alınan sözleşmeler olacaktır.
Ek-10 bildirimi yapmakla yükümlü olmayan işyerleri ise SGK’ya res’en vermek zorunda olmasa da sigortalının çalıştırıldığı aylara ilişkin eksik günlere ait sayılan belgeleri SGK tarafından istenilmesi halinde ibraz edilmek üzere saklamak zorundadır.
